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Whitepaper

Hybride Workshops

Hybride Workshops

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt ziemlich auf den Kopf gestellt. Von einem Tag auf den anderen mussten sich Arbeitgeber und -nehmer:innen auf eine neue Art des Zusammenarbeitens einlassen, da Millionen Berufstätige ins Homeoffice wechselten. Laut einer Bitcom-Studie [1] vom Dezember 2020, an der 1.503 Erwerbstätige in Deutschland ab 16 Jahren teilgenommen haben, arbeiteten vor der Corona-Pandemie lediglich ca. 3% der Arbeitnehmer:innen ausschließlich und 15% teilweise im Homeoffice. In der Pandemie stieg der Anteil derer, die ausschließlich von zuhause aus arbeiteten, auf 25% und derer, die zumindest teilweise im Homeoffice blieben, auf 20%. Und auch zwei Jahre nach Beginn der Pandemie zeichnet sich ab, dass ein beträchtlicher Teil der Arbeitnehmer:innen (37%) gerne zumindest die Möglichkeit des Zuhause-Arbeitens weiter nutzen möchte.

Abb. 1: Anteil der Berufstätigen im Homeoffice (in Mio.) laut Bitcom Studie

Die neueste ifo-Konjunkturumfrage vom August 2022 [2] bestätigt den Trend zum Homeoffice. Obwohl im März 2022 die gesetzliche Pflicht zum Homeoffice ausgelaufen ist, sank die Nutzung nur minimal. Über alle Branchen hinweg arbeiteten im August 2022 24,5 % der Beschäftigten zumindest teilweise im Homeoffice. Je nach Unternehmensfeld unterscheidet sich der Anteil der Beschäftigten, die im Homeoffice arbeiteten, jedoch sehr. Im Dienstleistungssektor führen „Unternehmensberatungen“ die Liste mit 71,5 Prozent an, dicht gefolgt von „Dienstleistungen der Informationstechnologie“ mit 71,3 Prozent. Den Abschluss bilden „Gastronomie“ mit 1,7 Prozent und „Beherbergung“ mit lediglich 1,0 Prozent. Durchschnittlich gaben im Dienstleistungssektor 35,5 Prozent der Beschäftigten an, regelmäßig von zuhause aus zu arbeiten.

Abb. 2: Anteil der Berufstätigen im Homeoffice (im Dienstleistungssektor)

Auch wir bei TEAM23 ermöglichen unseren Mitarbeiter:innen, so viel wie möglich mobil zu arbeiten. Das erforderte von uns in einigen Arbeitsweisen ein Umdenken. Workshops wurden in der Vergangenheit stets vor Ort durchgeführt, was nun nicht mehr möglich war. So mussten wir häufig auf rein virtuelle oder hybride Workshops umstellen. Vor allem hybride Workshops wurden bei uns gerne durchgeführt und werden vermutlich auch in den nächsten Jahren weiter viel gefragt sein, sofern dieTendenz zum Homeoffice weiterhin bleibt. Hybride Arbeitsmodelle sind kein Luxusgut mehr, sondern Voraussetzung für erfolgreiche Mitarbeiter- und Kundenbindung.
Welche Herausforderungen und Rahmenbedingungen hybride Workshops mit sich bringen und welche Herangehensweisen und Tools sich für uns als effektiv erwiesen haben, möchten wir gerne vorstellen. Zudem werden wir auch die Vor- und Nachteile dieser Workshop-Variante durchleuchten.
Das Whitepaper dient dazu einen Überblick über hybride Workshops zu geben, behandelt aber auch ganz konkrete Tipps zur Planung und Durchführung solcher Workshops. Daher ist dieses Dokument modular aufgebaut, sodass eine Konzentration auf einzelne Abschnitte möglich ist. Bedingt dadurch kann es sein, dass sich an der ein oder anderen Stelle wichtige Inhalte wiederholt werden. 

1. Was bedeutet hybrider Workshop?

Im Duden wird hybrid als „aus Verschiedenartigem zusammengesetzt“ [3] definiert. In Bezug auf unsere hybriden Workshops ist damit die Verschmelzung der physischen und virtuellen Welt gemeint. So befinden sich die Teilnehmer:innen, im Gegensatz zu reinen Präsenz-Workshops, nicht alle vor Ort, sondern werden teilweise per Video virtuell dazugeschaltet.

2. Herausforderungen, Rahmenbedingungen und Tipps

Das Ziel von Workshops ist es, gemeinsam, häufig auf kreative Art und Weise, Inhalte zu erarbeiten. Hierzu muss eine geschützte Umgebung geschaffen werden, in der eine kollaborative und kreative Zusammenarbeit in iterativen Zyklen möglich ist. In physischen Meetings ist das relativ einfach möglich, beispielsweise durch Aktivierungen durch die Moderator:innen, verschiedene Methodiken und Gruppenarbeiten. Im hybriden Raum gestaltet sich das etwas schwieriger. Denn da das Team nur teilweise in Präsenz ist, ist es eine große Herausforderung, den physischen und virtuellen Raum miteinander zu verbinden und alle Workshop-Teilnehmer:innen gleichwertig mit einzubeziehen. Welche Möglichkeiten und Ideen es hierfür gibt und was alles dabei beachtet werden muss, wird im Folgenden beschrieben. 

3. Raum- und Techniksetup

Eine der wichtigsten Rahmenbedingungen für hybride Workshops ist ein funktionierendes Raum-Setup. Mit diesem steht und fällt das gesamte Meeting. Denn nur, wenn die virtuellen Teilnehmer:innen und die physischen Teilnehmer:innen sich gut sehen und hören können, kann gewährleistet werden, dass alle miteinander kreativ arbeiten können.

Abb. 3: Lageplan von unserem Workshop Raum (Innovation Lab)

Falls man den Platz hat, empfiehlt es sich, einen Workshop Raum einzurichten. Folgendes ist dabei zu beachten:

3.1 Moderator:in vor Ort

Es ist sinnvoll, wenn der/die Moderator:in selbst direkt am Veranstaltungsort ist und nicht nur virtuell teilnimmt. Denn nur so können alle Teilnehmer:innen gut im Blick behalten werden und den Workshop so geleitet werden, dass alle Teilnehmer:innen gleichwertig mit einbezogen werden. Zudem kann er oder sie für Ruhe im Workshop-Raum sorgen, sodass gute Arbeitsbedingungen herrschen. Insbesondere bei hybriden Workshops erfordert die Moderator:innen-Rolle viel Aufmerksamkeit und Einsatz. Der/die Moderator:in sollte sich deshalb voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren können. Es empfiehlt sich nicht, dass eine Person, die auch aktiv inhaltlich in den Workshop einbezogen wird, auch noch „nebenbei“ moderiert.

3.2 Ausreichend Platz

Es sollte ausreichend Platz für alle Workshop Teilnehmer:innen, die vor Ort sind, verfügbar sein. In dem Raum sollten alle Teilnehmer:innen gemütlich sitzen können und es sollte Platz für mindestens zwei große Bildschirme und die technische Ausstattung sein. 

3.3 Tablet/Bildschirm pro virtuell teilnehmender Person

Im Idealfall gibt es pro virtuell teilnehmenden Person ein eigenes Tablet, sodass alle richtig in den Raum integriert werden können. Die Tablets können beispielsweise an Papp-Aufstellern befestigt werden, sodass alle physischen Teilnehmer:innen sie gut sehen können. Zudem können die virtuellen Teilnehmer:innen so problemlos von den physischen Teilnehmer:innen für Gruppenarbeiten in einen anderen Raum mitgenommen werden. Ist dies nicht möglich, ist es zwingend notwendig, dass es einen möglichst großen Bildschirm gibt, auf dem die Teilnehmer:innen zu jeder Zeit gesehen werden können. Dies sollte ein anderer Bildschirm sein als der, über den die Inhalte geteilt werden, da sonst die Inhalte die Teilnehmer:innen verdrängen. 

3.4 Meeting-Tool

Natürlich wird ein Meeting-Tool wie Zoom, Google Meet oder MS Teams benötigt, um alle Teilnehmer:innen zusammenzuschalten. Wichtig ist, dass das Tool sogenannte Break-Out-Sessions unterstützt, um das Team für Gruppenarbeiten in Kleingruppen unterteilen zu können. Wir bei TEAM23 haben sehr gute Erfahrungen mit Google Meet gemacht, nutzen mittlerweile aber auch MS Teams.

3.5 Kamera- und Mikrofonsystem

Ein Knackpunkt ist ein geeignetes Kamera- und Mikrofonsystem. Für die virtuellen Teilnehmer:innen ist es wichtig, die Vor-Ort-Teilnehmer:innen gut zu sehen und zu hören. Wir verwenden dafür das System von Owl. Dies ist eine 360°-Rundum-Kamera, die den virtuellen Teilnehmer:innen einen guten Überblick über den gesamten Raum verschafft. Zusätzlich wird der/die jeweilige Sprecher:in automatisch fokussiert und vergrößert dargestellt. So sind für die virtuellen Teilnehmer:innen die Mimik und Gestik der Sprechenden vollständig ersichtlich und sie können diesen leichter folgen. Theoretisch ist dieses Fokussieren auch mit einer stationären Kamera möglich, vor die sich der/die jeweils Sprechende stellt, allerdings ist das in der Praxis meist eher kompliziert und unpraktisch, insbesondere bei offenen Diskussionen.

3.6 Digitale Arbeitsfläche

Darüber hinaus ist eine gemeinsame digitale Arbeitsfläche sinnvoll. Ein großer Screen, der von allen Teilnehmer:innen vor Ort gesehen werden kann und auch an die virtuellen Teilnehmer:innen übertragen wird, ist sehr hilfreich. Im Idealfall ist dieser sogar mit Touch Gesten bedienbar. So kann der Workshop vor Ort interaktiver gestaltet werden, da die Teilnehmer:innen, wie in normalen Präsenz-Workshops, direkt an den Flächen arbeiten können. 
Diese Screens sollten mit digitalen Whiteboards ergänzt werden, sodass alle Teilnehmer:innen eine Fläche haben, auf der sie gemeinsam Inhalte festhalten können. Bei TEAM23 kommen dafür häufig die Tools Miro oder FigJam zum Einsatz, mit denen wir bereits sehr gute Erfahrungen gemacht haben. Zudem verwenden wir häufig einen interaktiven Bildschirm, der bereits ein digitales Whiteboard integriert hat. 

3.7 Stabiles Internet

Damit das ganze technische Setup einwandfrei funktioniert, ist eine stabile Internet-Verbindung die Grundvoraussetzung. Die beste Technik bringt nichts, wenn das Internet nicht genug Kapazität hat, um Ton und Bild auch auf mehreren Geräten schnell und störungsfrei zu übertragen. Das gilt selbstverständlich nicht nur für das Internet am Workshop-Ort, sondern auch für das der digitalen Teilnehmer:innen. Es ist sinnvoll, dass virtuelle Teilnehmer:innen ihre Internetleitung vorab testen und sich ggf. Räumlichkeiten mit einer stabilen Internetleitung zu suchen.

3.8 Technik-Beauftragte:r

Damit der/die Moderator:in sich komplett auf die Moderation des Workshops konzentrieren kann, bietet es sich an, eine:n Technik-Beauftragte:n zu bestimmen. Diese:r sorgt dafür, dass die Technik einwandfrei läuft und hilft ggf. bei Problemen. 

3.9 Technisches Setup der virtuellen Teilnehmer:innen

Auch die virtuellen Teilnehmer:innen benötigen ein technisches Setup. Eine Kamera und ein Mikrofon sind neben einem digitalen Eingabegerät unerlässlich, um sinnvoll in den Workshop mit einbezogen werden zu können. Im Idealfall verfügen die Teilnehmer:innen über einen Laptop oder Stand-PC mit einem großen Monitor oder noch besser zwei Monitoren, sodass sie die anderen virtuellen Teilnehmer:innen, den Workshop-Raum sowie die digitale Arbeitsfläche gleichzeitig sehen können.
Sind Teilnehmer:innen dabei, die nicht regelmäßig an digitalen Meetings teilnehmen, ist es sinnvoll, vorab einen kleinen Technik-Check durchzuführen, um sicherzustellen, dass Kamera, Mikrofon und Zugriff auf das gemeinsame Whiteboard funktionieren.

4. Vorbereitungen vor dem Workshop

Die Planung des Workshops ist essenziell. Was hier alles zu beachten und zu tun ist, wird im Folgenden beschrieben.

4.1 Infos verschicken

Mit etwas Vorlaufzeit sollten die virtuellen Teilnehmer:innen alle Details zur Veranstaltung erhalten, sodass sie sich entsprechend auf den Workshop vorbereiten können. Bei größeren Workshops ist es sinnvoll, die Informationen bereits zwei bis drei Tage vorher zu verschicken.

Folgende Infos sollten bereitgestellt werden: 

  • Datum, Uhrzeit und Dauer des Workshops

  • Online-Meeting-Link

  • Link zum Whiteboard (z.B. Miro) inklusive Zugangsdaten

  • Regeln für das Meeting (z.B. Kamera immer an, keine Nebenbeschäftigung, …)

  • Infos zur Verpflegung (z.B. Getränk & Snacks bereitstellen)

4.2 Material verschicken

Material, wie Papier, Stifte oder Lego, das während des Workshops evtl. benötigt wird, sollte den virtuellen Teilnehmer:innen vorab zur Verfügung gestellt werden. Ein solches Material-Paket kann unter anderem auch durch kleine Snacks oder Getränke erweitert werden, sodass die virtuellen Teilnehmer:innen genauso wie die physischen Teilnehmer:innen verpflegt werden. Ansonsten sollten die Teilnehmer:innen gebeten werden, entsprechend selbst vorzusorgen und sich Wasser, Tee oder Kaffee und ein paar Snacks bereitzustellen, sodass sie dafür nicht das Meeting verlassen müssen.

4.3 Methoden vorbereiten

Bei physischen Workshops kommen häufig Flipcharts, Ausdrucke und vorbereitete Post-its zum Einsatz, die jedes Mal aufs Neue gestaltet werden müssen. Für einen hybriden Workshop ist es wichtig, dass diese Mittel digital verfügbar sind. So kann man beispielsweise ein Miro-Board vorbereiten, das die Agenda und die Grundlagen für verschiedene Methoden, z.B. digitale Karten für ein Triggertool, enthält. Dies ist zwar initial häufig ein größerer Aufwand als die rein physische Vorbereitung, allerdings lassen sich solche Vorlagen sehr gut wiederverwenden. Auch bei der Dokumentation und Auswertung des Workshops spart man sich einiges an Zeit, da die Inhalte bereits digital vorhanden sind und nicht erst aufwändig fotografiert und abgetippt werden müssen.

4.4 Raum vorbereiten

Bei einem hybriden Workshop gestaltet sich die Vorbereitung etwas anders als bei einem rein physischen. Bei einem klassischen Workshop müssen der Raum sowie die Methoden auf bestimmte Art und Weise vorbereitet werden: Die Tische müssen so angeordnet werden, dass die Teilnehmer:innen alle ausreichend Platz zum Arbeiten haben, Flipcharts müssen aufgehängt oder bereitgelegt werden und Wände zum Nutzen vorbereiten werden. Bei einem hybriden Workshop hingegen sollte das Inventar so aufgebaut werden, dass die physischen Teilnehmer:innen guten Zugang zur digitalen Arbeitsfläche sowie einen guten Blick auf den oder die Bildschirme mit den virtuellen Teilnehmer:innen haben. Bereiche für Gruppenarbeit sollten vorbereitet und dafür evtl. Tablets oder Laptops bereitgestellt werden, sodass die virtuellen Teilnehmer:innen dorthin mitgenommen werden können. Zudem muss das Kamera- und Audiosystem aufgebaut werden. 

4.5 Virtuelle Teilnehmer:innen schon vor dem Beginn des Meetings einbeziehen

Normalerweise findet vor einem Workshop bereits zwischenmenschliche Interaktion statt. Die Teilnehmer:innen kommen an, sehen sich die Räumlichkeiten an und unterhalten sich. Häufig werden auch Getränke oder kleine Snacks zur Verfügung gestellt, an denen sich die Teilnehmer:innen bedienen dürfen. Auch hierfür gibt es Möglichkeiten, die virtuellen Teilnehmer:innen bereits zu integrieren und sie so schon vor dem Workshop teilhaben zu lassen: 

  • Digitalen Meetingraum frühzeitig öffnen
    Das Meeting sollte bereits 15 Minuten vor dem offiziellen Beginn geöffnet werden, sodass die Teilnehmer:innen in den Smalltalk mit einbezogen werden können.

  • Führung durch die Räumlichkeiten
    Den virtuellen Teilnehmer:innen können die Räume vor Ort mit der Laptop-, Handy- oder Tablet-Kamera gezeigt werden, falls sie sich dort nicht auskennen. So können sie sich den Veranstaltungsort anschauen und bekommen eine konkrete Vorstellung, wo sich die anderen Teilnehmer:innen befinden, was Hürden abbauen kann. Bei TEAM23 haben wir unsere Büro- und Workshopräume im Rahmen einer 360°-Tour digitalisieren lassen und haben diese virtuelle Bürotour auf unserer Website für alle zur Verfügung gestellt.

5. Durchführung des Workshops

Während des Workshops gibt es zahlreiche Methoden, um diesen im hybriden Raum erfolgreich zu gestalten. Diese haben alle das gleiche Ziel: Die Hürde zwischen virtuellem Raum und Präsenzraum zu reduzieren und so eine Kommunikation auf Augenhöhe zwischen den Teilnehmer:innen herzustellen.
Die „formale Art, wie der Informationsfluss in einer Gruppe (z.B. Projektgruppe, Abteilung) erfolgt“ [4] wird als Kommunikationsstruktur bezeichnet. Den Rahmen bilden hierbei die Stern-Kommunikation sowie die Vollstruktur. Die Stern-Kommunikation ist eine zentralisierte Struktur, die sehr auf die Führungsposition, in unserem Fall Moderator:in, bezogen ist. Im Gegensatz dazu ist die Vollstruktur eine dezentralisierte Struktur, bei der es einen sehr hohen Austausch zwischen allen Gruppen-Mitgliedern gibt und dadurch auch die Gruppen-Zufriedenheit am größten ist. Genau dieses Modell versuchen wir in unseren Workshops zu erreichen, da hier durch den Austausch zwischen den Teilnehmer:innen die Kreativität am stärksten ist.

Abb. 4: Kommunikationsmodelle nach Rosenstiel [5]

Eine der größten Herausforderungen in hybriden Workshops ist es, festzulegen, wer als nächstes spricht. Jede:r soll möglichst zu Wort kommen und einen Beitrag leisten können. Im physischen Raum passiert die Absprache häufig durch nonverbale Kommunikation wie Gestik oder Mimik. Das ist virtuell schwieriger, aber auch dafür lassen sich Lösungen finden.  

Für uns haben sich folgende Ideen als praktikabel und sinnvoll erwiesen:

5.1 Anzahl der Teilnehmer:innen reduzieren

Damit sich alle Teilnehmer:innen gleichermaßen am Workshop beteiligen können, sollte der/die Moderator:in möglichst alle Teilnehmer:innen im Blick haben. Denn schlecht wäre, wenn die virtuellen Teilnehmer:innen in eine passive Rolle verfallen, in der sie nur noch konsumieren und sich nicht mehr aktiv am Workshop beteiligen. Je kleiner die Workshop-Gruppe ist, desto besser gelingt eine problemlose Integration. Daher empfehlen wir, nicht mehr als acht Teilnehmer:innen in hybriden Workshops zusammenarbeiten zu lassen und ansonsten viel in Kleingruppen und sogenannten Breakout-Sessions zu arbeiten. 

5.2 Keine zu langen Meetings sowie genügend Pausen einplanen

Hybride Workshops können gerade für die virtuellen Teilnehmer:innen sehr anstrengend sein, da sie sich sehr konzentrieren müssen, um das Geschehen vor Ort gut mitzuverfolgen. Daher ist es wichtig, dass die Sessions nicht zu lang lange dauern und ausreichend Pausen eingeplant werden. Für uns hat sich es bewährt, keine Workshops über vier Stunden im hybriden Modus anzubieten. Sollte mehr Zeit benötigt werden, kann der Workshop auf mehrere Tage aufgeteilt werden. 

5.3 Kamera stets an

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist, sicherzustellen, dass alle Teilnehmer:innen sich gegenseitig sehen. Alle virtuellen Teilnehmer:innen sollten daher ihre Kameras anschalten und auch die physischen Teilnehmer:innen sollten per Kamera sichtbar sein.

5.4 Offline-Buddies

Um sicher zu stellen, dass auch kein:e virtuelle:r Teilnehmer:in überhört wird, bietet es sich zudem an, sogenannte Tandempartner:innen oder Offline-Buddies zu definieren. In diesem Szenario bekommt jede:r virtuelle Teilnehmer:in einen für ihn/sie verantwortliche:n physische:n Partner:in zugeteilt. Diese:r soll seine:n virtuelle:n Partner:in gut im Blick behalten und ggf. seine/ihre Anliegen in den physischen Raum spiegeln. Dies kann eine gewünschte Wortmeldung oder auch ein technisches Problem sein. Die Partner:innen können auch bereits vor dem Meeting eingeteilt werden. So können die Tandempartner:innen beispielsweise vorab einen kurzen Technik-Check machen oder der/die Partner:in vor Ort übernimmt die Büroführung oder ist dafür verantwortlich, den Buddy in einer Pause auf einem Tablet mit in den Pausenraum zu nehmen. Diese Aufgabe kann auch von dem/der Technik-Beauftragten übernommen werden, der/die selbst nicht am Workshop teilnimmt, sondern nur die Technik und die virtuellen Teilnehmer:innen im Blick hat.

Abb. 5: Ein Kollege von TEAM23 hat bei einer hybriden Teamfeier zwei Kollegen, die von zuhause aus mitfeiern wollten, den ganzen Abend auf einem Tablet herumgetragen

5.5 Flexible Tablets/Laptops

Für Gruppenarbeiten bieten sich einzelne Tablets mit den jeweiligen virtuellen Teilnehmer:innen an, sodass diese physisch mit in die Gruppen integriert werden können.

5.6 Sprecherreihenfolge im Whiteboard festlegen

In manchen Szenarien, wie beispielsweise Ergebnispräsentationen, ist es sinnvoll, vorab eine Sprecherreihenfolge nach der Round-Robin-Methode festzulegen. Dies kann man beispielsweise auf dem digitalen Whiteboard für alle sichtbar visualisieren. So wissen alle Teilnehmer:innen genau, wann sie an der Reihe sind, ihre Ergebnisse vorzustellen. Für eine Diskussion eignet sich diese Methode weniger gut, da sie nicht flexibel genug ist. Alternativ kann auch jeweils der/die aktuelle Sprecher:in am Ende eines Beitrags einen virtuellen “Sprecherstab” weitergeben und somit die nächste Person benennen, die spricht. 

5.7 Handheben

Möchte jemand dringend etwas sagen, hat er/sie die Möglichkeit, die Hand zu heben, und so auf sich aufmerksam zu machen. Virtuelle Teilnehmer:innen können das über die Kamera und ein Handzeichen machen. Einige Meeting-Tools bieten zusätzlich die Möglichkeit digital die Hand zu heben. Diese Regel des Handhebens gilt natürlich auch für die Teilnehmer:innen vor Ort, um eine Gleichberechtigung der beiden Gruppen zu gewährleisten.

5.8 Aktivierungs-und Umfragetools verwenden

Um den physischen und virtuellen Raum noch enger zusammenrücken zu lassen, bietet es sich an, für bestimmte Fragen oder Aktivierungen Tools wie Live-Umfragen oder Quizzes zu integrieren, diese funktionieren auch im physischen Raum äußerst gut. Wir bei TEAM23 verwenden dafür meistens Mentimeter oder Kahoot.  

5.9 Regeln festlegen

Zu Beginn des Workshops bietet es sich an, einige dieser Maßnahmen als Regeln festzulegen. Neben den klassischen Workshop Regeln wie beispielsweise „Alle Teilnehmer:innen diskutieren gleichberechtigt“, „Das Ansprechen von Problemen erfolgt offen und direkt“ und „Es wird konstruktives Feedback gegeben“ sollten spezielle Regeln für den hybriden Raum eingeführt und auch zu Beginn des Workshops besprochen werden.

Diese Regeln haben sich für uns bewährt:

  • Kamera an, Mikro aus. Jede:r virtuelle Teilnehmer:in, der/die etwas sagt, stellt die Stummschaltung aus, während er/sie einen Beitrag leistet. 

  • Wer eine Wortmeldung machen möchte, zeigt dies durch ein Handzeichen an. Niemand spricht einfach drauf los, um niemanden zu bevorzugen. 

  • Der /die Technikbeauftrage oder die Tandempartner:innen behalten ihre virtuellen Partner:innen im Blick und übersetzen ihre Bedürfnisse ggf. in den     physischen Raum.

6. Mögliche Probleme

Auch bei einem hybriden Workshop kann Manches schieflaufen. Daher möchten wir nun einen kleinen Überblick über potenzielle Probleme geben, sodass entsprechende Vorkehrungen getroffen werden können.
Die Grundregel für hybride Workshops ist, dass alles vermieden werden muss, das dazu führt, dass sich Teilnehmer:innen abgehängt fühlen, sich langweilen oder nicht mitbekommen, wenn etwas Relevantes geschieht. Denn nur, wenn sich alle Teilnehmer:innen gleichermaßen einbezogen fühlen, ist ein guter Workshop möglich. Folgende mögliche Probleme können leider genau dazu führen und sollten daher, wenn möglich, umgangen werden. 

6.1 Organisatorische Probleme

Häufig treten Probleme auf, die einen organisatorischen Hintergrund haben. Diese können durch gute Planung vermieden werden.

  • Ungültiger Link
    Die Links zu benötigten Tools sind fehlerhaft oder wurden im Vorfeld nicht verschickt. Daher empfehlen wir, am besten spätestens einen Tag vor dem Workshop alle wichtigen Links zu verschicken und davor einmal zu überprüfen.

  • Fehlendes Konzept für Remote-Teilnehmende
    Bei der Planung der Workshop-Methoden wurden keine Konzepte erarbeitet, wie die Remote-Teilnehmer:innen sinnvoll integriert werden können. Sprich, wie sie die Aufgaben erledigen oder Ergebnisse präsentieren können. Wichtig ist hierauf jeden Fall eine sogfältige Vorbereitung der Workshop-Methoden im Vorfeld, die die Bearbeitung der Aufgaben sowie die Vorstellung der Ergebnisse in beiden Räumen beinhaltet.  

  • Zu viele Teilnehmer:innen
    Der Workshop wird mit zu vielen Teilnehmer:innen veranstaltet. Häufig fühlt es sich bei einem hybriden Workshop nach weniger Teilnehmer:innen an, da ja nur ein Teil physisch anwesend ist. Allerdings darf man nicht vergessen, dass gerade die Betreuung der Remote-Teilnehmer:innen sehr zeitintensiv ist. Wir empfehlen daher nicht mehr als insgesamt acht Teilnehmer:innen in einem Workshop zu vereinen und ansonsten sehr viel mit Break-Out-Sessions, sprich Kleingruppen, zu arbeiten. 

  • Zu lange Workshops mit zu wenig Pausen
    Eine große Gefahr besteht darin, die Workshops zu lange und mit zu wenig Pausen anzusetzen. Vor allem für die Remote-Teilnehmer:innen kann es sehr anstrengend sein, einem hybriden Workshop konzentriert zu verfolgen. Für uns hat es sich daher bewährt, die Workshops auf maximal vier Stunden zu beschränken mit mindestens einer, besser sogar zwei Pausen. Benötigt man mehr Zeit, ist es sinnvoller den Workshop auf zwei Tage mit jeweils kürzeren Sessions zu verteilen, als an einem Stück durchzuziehen. 

6.2 Technische Probleme

Fast alle, die schon mal an einem Online-Meeting teilgenommen haben, werden mit dem ein oder anderen technischen Problem bereits einmal konfrontiert worden sein. Die meisten technischen Probleme lassen sich vermeiden, indem man vorher mit den Remote-Teilnehmer:innen aus dem Workshop-Raum einen kurzen Technik-Check durchführt.

  • Keine stabile Internetverbindung
    Das Bild friert ein, der Sprechende klingt abgehackt und ist schwer verständlich oder der Ton bricht sogar ab oder Teilnehmer:innen fliegen aus dem Meeting? Akute Störungen lassen sich natürlich schlecht vermeiden, allerdings ist es sinnvoll, die generelle Internetverbindung vorab zu testen.

  • Sound-Probleme
    Schlechte oder schlecht positionierte Mikrophone führen zu Audio-Problemen. Dadurch kann es passieren, dass Teilnehmer:innen nicht verstanden werden oder laute Hintergrund-Geräusche übertragen werden. Möglicherweise führt dies dazu, dass die Teilnehmer:innen gestresst werden oder kognitiv überlastet sind und dadurch abschalten. 

  • Technik-Aufbau
    Auch beim generellen Technik-Aufbau kann es immer wieder zu Problemen kommen. Es kann vorkommen, dass ein Laptop nicht an einen Bildschirm angeschlossen werden kann oder Mikrofone und Kameras am Laptop nicht erkannt werden. Auch das kann man, durch vorheriges Testen oder das Bereitlegen von verschiedenen Kabel-Optionen, zu verhindern versuchen. 
    Unsere Agenturräume bei TEAM23 sind alle mit AirPlay von Apple ausgestattet, was für uns sehr praktisch ist, da wir so direkt über unsere Macs an den Bildschirmen präsentieren können, ohne Kabel verwenden zu müssen. Leider wird das von Windows-Rechnern bislang nicht unterstützt oder nur mit einer kostenpflichtigen Lizenz. Daher gibt es grundsätzlich auch immer die Möglichkeit den Bildschirm per HDMI oder DVI anzuschließen. Notfalls liegen bei uns entsprechende Adapter bereit. 

  • Zu kleiner Bildschirm
    Es sollte darauf geachtet werden, dass die Bildschirme der Teilnehmer:innen oder im Workshop-Raum nicht zu klein sind, damit Inhalte gut gelesen werden können und die zugeschalteten Personen immer sichtbar sind. Im Idealfall hat jede:r Remote-Teilnehmer:in sowie der Raum mindestens zwei Bildschirme zur Verfügung. 

6.3 Kommunikationsprobleme

Neben den technischen Hürden kann es auch zu Kommunikationsproblemen kommen.

Folgende Probleme in der Kommunikation können auftreten:

  • Remote Teilnehmer:innen werden vernachlässigt
    Ein häufiges Problem ist, dass der/die Moderator:in und die physischen Teilnehmer:innen sich nur auf den Veranstaltungsort konzentrieren und die zugeschalteten Teilnehmer:innen vergessen. Dadurch werden schnell Fragen oder Wortmeldungen der Remote-Teilnehmer:innen übersehen oder sie fühlen sich ausgeschlossen und schalten ab, da sie beispielsweise nie direkt angeblickt werden, da die physischen Teilnehmer:innen dazu direkt in die Kamera gucken müssten. Um die Teilnehmer:innen nicht zu vergessen, ist es sinnvoll, wie bereits beschrieben Offline-Buddies festzulegen.  

  • Remote-Teilnehmer:innen sind abgelenkt
    Sobald man nicht vor Ort ist, ist es sehr einfach sich „fremdzubeschäftigen“. Die Gefahr ist groß, dass ein:e Remote-Teilnehmer:in nicht aufmerksam ist und beispielsweise parallel E-Mails beantwortet oder im Internet surft.
    Daher ist es uns bei TEAM23 wichtig, dass Remote Teilnehmer:innen stets ihre Kamera angeschaltet haben und auch permanent miteinbezogen werden, sodass sie sich in den Workshop integriert fühlen und gar nicht erst in Versuchung geraten. Eine abgeschaltete Kamera erschwert auch die Interaktion mit ihnen, da man ihre Gestik und Mimik nicht sieht und darauf vertrauen muss, dass diese sich aktiv melden. 

7. Vor- & Nachteile von hybriden Workshops

Jede Form von Workshop hat ihre Vor- und Nachteile. Um entscheiden zu können, ob und in welchem Rahmen ein hybrider Workshop eine Lösung sein kann, möchten wir einen kurzen Überblick über das Für und Wider geben und wie wir bei TEAM23 damit umgehen. 

7.1 Nachteile

  • Technische Abhängigkeit
    Dadurch dass für einen hybriden Workshop einiges an Technik, wie digitales Whiteboard, Bildschirme, Kamera- und Audio-Setup sowie stabiles Internet, benötigt wird, besteht die Gefahr, dass eines oder sogar mehrere Elemente ausfallen. Wenn das passiert, ist es denkbar schlecht, da es sein kann, dass die virtuellen Teilnehmer:innen komplett ausgeschlossen werden, und der Workshop evtl. sogar abgebrochen werden muss oder das Ziel des Workshops nicht erreicht werden kann. Daher ist hier ein Technik-Check, der zumindest die meisten Ausfälle vorab ausschließen kann, unerlässlich. 

  • Beschränkte Sichtbarkeit von Inhalten
    In Workshop-Räumen wird häufig der gesamte Raum genutzt, um erarbeitete Inhalte sichtbar zu machen. Flipcharts und Post-its werden an jede erdenkbare Wand geheftet.
    Teilnehmer:innen können sich somit zu jedem Zeitpunkt des Workshops die bereits erarbeiteten Elemente ins Gedächtnis rufen. Auch ein sogenannter „Spannungsspeicher“ für mögliche Fragen, Ideen oder Probleme, die nicht sofort beantwortet werden können, ist permanent sichtbar und nutzbar. Dadurch, dass in hybriden Workshops in der Regel nur ein oder zwei Displays zur Verfügung stehen, ist die Sichtbarkeit von Inhalten stark begrenzt.
    Zwar kann man sich deswegen gut auf die einzelnen Themen fokussieren, da einen nichts ablenkt, aber andere Themen verschwinden gerne aus der Erinnerung. Hier ist es besonders wichtig, dass der/die Moderatorin immer wieder in den einzelnen Übungen daran erinnert, auch die vorherigen Arbeitsergebnisse mit einzubeziehen und ggf. diese an wichtigen Punkten erneut einblendet.

  • Hürde für digitale Teilnehmer:innen
    Die digitalen Teilnehmer:innen effektiv einzubeziehen, stellt häufig eine große Herausforderung für Moderator:innen dar. Automatische Hürden durch die räumliche Trennung gilt es zu überwinden. Hier ist auch in erste Linie der/die Moderatorin gefordert, um alle Teilnehmer:innen ideal zu integrieren. 

7.2 Vorteile

  • Leichtere Vor- und Nachbereitung
    Für die Vorbereitung eines hybriden Workshops sollte auf jeden Fall etwas mehr Zeit eingeplant werden. Spontan Methoden-Änderungen vorzunehmen ist manchmal nicht ganz einfach. Vor allem, wenn man diese noch nicht digital vorbereitet hat. Hier empfiehlt es sich, sich im Vorfeld möglichst genau zu überlegen, welche Methoden verwendet werden sollen und wie die virtuellen Teilnehmer:innen bei diesen eingebunden werden. Im Idealfall werden sogar ein paar Methoden zusätzlich vorbereitet, die man in der Rückhand behält, um im Workshop möglichst flexibel zu sein. All das ist in der Regel aufwändiger als die Vorbereitung reiner Vor-Ort-Workshops. Allerdings hat man die Möglichkeit durch eine saubere Arbeit wiederverwendbare Standard-Vorlagen zu erstellen, die bei zukünftigen Workshops dann deutlich weniger Zeit in Anspruch nehmen. Es gilt: Je häufiger solche Workshops durchgeführt werden, desto schneller können sie vorbereitet werden. Auch die Nachbereitung eines solchen Workshops wird deutlich einfacher, da die Ergebnisse in der Regel nicht mehr digitalisiert werden müssen. Das Erstellen von Dokumentations-Fotos und Digitalisieren von Flipcharts und Post-its entfällt, da diese bereits digital vorliegen.

  • Flexibilität, Ortsunabhängigkeit & Kosteneffizienz
    Dadurch, dass nicht alle Teilnehmer:innen an den Ort der Veranstaltung reisen müssen, entsteht eine große Flexibilität. Auch fallen dadurch Reisekosten weg (abgesehen vom Moderator, der auf jeden Fall vor Ort sein sollte).

  • Umweltfreundlich
    Durch die wegfallenden Reisen wird der ganze Workshop auch umweltfreundlicher. Außerdem wird eine Menge Papiermüll eingespart, da keine Flip Charts und Post-Its verwendet werden müssen. Natürlich verbrauchen hybride Workshops eine Menge Strom. Durch „grünen“ Strom kann dieser zumindest etwas kompensiert werden. Im Rahmen unserer Zertifizierung zur „Gemeinwohlökonomie“ trägt TEAM23 mit genau solchen Maßnahmen zur Umweltfreundlichkeit unserer Aktivitäten bei. 

  • Event-Charakter
    Zwischen Menschen in einem Raum entsteht bei Workshops häufig eine positive Dynamik, die den ganzen Workshop beflügelt. In rein digitalen Meetings ist dies oft schwieriger, da die zwischenmenschliche Ebene schwieriger zu erreichen ist. Ein hybrider Workshop dagegen kann so eine Dynamik weiterhin vor Ort ermöglichen, die so weit reicht, dass sie das ganze Team beflügelt.

8. Ausblick & Fazit

Seit zweieinhalb Jahren beschäftigen wir uns bei TEAM23 mittlerweile vermehrt mit digitalen und hybriden Formaten. Viele Arbeitende haben sich mittlerweile an das Home-Office gewöhnt und die Vorzüge lieben gelernt. Auch bei uns in der Agentur sind zwar wieder vermehrt Kolleg:innen in den Räumen anzutreffen, allerdings bei weitem nicht so viele wie vor 2020. Gerade da es so eine große Mischung gibt zwischen Kolleg:innen, die sich im Büro aufhalten, und Kolleg:innen, die im Home-Office arbeiten, werden hybride Formate immer wichtiger.
Gleiches gilt für Workshops mit Kunden: Wir haben immer mehr Kunden, die mit ihren Teams gar nicht oder nur teilweise in der Region Augsburg sitzen. Auch für Workshops mit unseren Kunden werden wir also zukünftig vermehrt hybride Workshopformate nutzen. Da wir sehr gute Erfahrung mit dem Format gemacht haben, werden wir auf jeden Fall unsere hybriden Meetings beibehalten und sogar weiter ausbauen. Erst Ende August 2022 gab es bei TEAM23 eine firmeninterne Umfrage, wie in Zukunft unser monatliches Agenturupdate „Gipfeltreffen“, das früher stets in der Agentur und seit Corona immer remote stattgefunden hat, in Zukunft weitergeführt werden soll. Die Tendenz der Mitarbeiter:innen war auch hier eindeutig: 25 der 37 Teilnehmer:innen waren für ein hybrides Format. Aus diesem Grund werden wir auch in Zukunft den hybriden Weg gehen.

Abb. 6: Agenturweite Umfrage zur zukünftigen Durchführung des Gipfeltreffens

Kurz-Zusammenfassung

Bedingt durch die Pandemie, die die letzten zweieinhalb Jahre die Welt auf Trab gehalten hat, hat sich die Art der Zusammenarbeitet erheblich in den digitalen Raum verschoben. Workshops, die zuvor vor Ort stattfanden, wurden remote oder mit dem langsamen Zurückkehren in die Büros zunehmend hybrid abgehalten. Ein solcher hybrider Workshop kann wunderbar funktionieren, allerdings müssen einige Aspekte berücksichtigt werden.

Einer der Knackpunkte ist das Raum- und Technik-Setup, da dadurch schon ein großer Schritt in Richtung Verschmelzung der physischen und virtuellen Welt getan ist. Wir empfehlen den Raum entsprechend mit mindestens zwei großen Monitoren, einem guten Audio- und Mikrofon-System sowie portablen Tablets für Gruppenarbeiten auszustatten. Der/die Moderatorin sollte stets vor Ort sein, um alle Teilnehmer:innen gut im Blick zu behalten. Hierbei kann auch ein:e Technik-Beauftragte:r oder das Konzept von Offline-Buddies helfen – dies sind vor-Ort Teilnehmer:innen, die jeweils eine:n virtuelle:n Teilnehmer:innen im Blickbehalten und im Zweifelsfall dessen Sprachrohr sind. Neben einer stabilen Internetverbindung sind zudem ein gutes Meeting Tool mit Breakout-Sessions sowie eine digitale Arbeitsfläche unerlässlich, damit eine einwandfreie Zusammenarbeit funktionieren kann.

Für den/die Moderator:in ist ein hybrider Workshop stets eine große Herausforderung. Daher sollte er/sie sich gut auf einen hybriden Workshop vorbereiten. Die Methoden und der Ablauf sollten genauestens geplant werden, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer:innen, egal ob physisch oder digital, sinnvoll eingebunden werden können. Eine Sammlung an digitalen Standard-Vorlagen erleichtert diese Aufgabe enorm. Zudem ist es hilfreich, das technische Setup vorab mit den virtuellen Teilnehmer:innen einmal zu testen, vor allem wenn diese in digitalen Meetings noch nicht so geübt sind. Wenn diese wichtigen Punkte beachtet werden, steht dem eigenen hybriden Workshop nichts mehr im Wege. Genauere Erläuterung von Vor- und Nachteilen solcher Workshops oder konkrete Tipps zur Vorbereitung und Durchführung gibt es in der ausführlichen Version des Whitepapers.

Quellen

[1] Vgl. Bitcom, Mehr als 10 Millionen arbeiten ausschließlich im Homeoffice;
https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Mehr-als-10-Millionen-arbeiten-ausschliesslich-im-Homeoffice (abgerufen am 7.9.2022)

[2] Vgl. Nutzung des Homeoffice geht nur leicht zurück; 5.9.2022;
https://www.ifo.de/pressemitteilung/2022-09-05/nutzung-des-homeoffice-geht-nur-leicht-zurueck (abgerufen am 8.9.2022)

[3] Vgl. Duden, hybrid; https://www.duden.de/rechtschreibung/hybrid_gemischt (abgerufen am 12.09.22)

[4] Vgl. Prof. Dr. Günter W. Maier, Kommunikationsstruktur; https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/kommunikationsstruktur-39307 (abgerufen am 7.9.2022)

[5] Vgl. Rosenstiel, L. von (2000). Grundlagen der Organisationspsychologie. Stuttgart: Schäffer-Pöschel, S.287.

TEAM23 unterstützt

Moderation und Räumlichkeiten

Hat die vorgestellte Herangehensweise Ihr Interesse geweckt hat und Sie wünschen sich, auch einmal bei sich hybride Workshops oder Meetings anzubieten? Sollten Sie Unterstützung in der Moderation oder Konzeption solcher Veranstaltungen benötigen, melden Sie sich gerne bei unserer Ansprechpartnerin Laura Marwede für weitere Informationen.

Auch stellen wir Ihnen gerne unser speziell ausgestattetes InnovationLab als Meetingraum inklusive Verpflegung für Ihren Workshop zur Verfügung.

Über TEAM23

TEAM23 ist eine der führenden Digitalagenturen für innovative Expeditionen in Deutschland. Mit Sitz in Augsburg begleiten Sie unsere 85 Mitarbeiter:innen bei Ihrer digitalen Transformation. Durch viel Erfahrung und Leidenschaft schaffen wir anspruchsvolle Webseiten, Softwarelösungen, Anwendungen, Apps und E-Commerce Lösungen.

Dabei verbinden wir gezielt Strategie, Design und Technologie und entwickeln ganzheitliche Lösungen auch für komplexe Herausforderungen. Unsere Kunden schätzen uns für den nachhaltigem Erfolg ihrer Projekte und unsere hohe Zukunftsfähigkeit im digitalen Zeitalter.

Über die Autorin

Sonja Schumacher

Mindful Strategist for Usability Optimization & Methodical User Centering

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Laura Marwede

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